「対応中」で止めない。チームで揃えるCRMステータスの決め方

1. 状態と次の行動を分けて記録する

「返信あり」は確認された状態、「明日電話する」は次の行動です。ひとつの欄に詰め込まず、状態・次回対応・期限・担当者を分けて記録する運用をおすすめします。

ステータスの数を増やすより、誰が見ても同じ判断ができる短い定義を用意することが先です。

2. 更新の根拠を決める

運用例として、「未対応」は接触前、「返信あり」は相手からの返答を確認済み、「商談中」は具体的な相談が進んでいる状態と定義できます。自社の営業工程に合わせて調整してください。

フォームの受付完了通知や不在通知を、担当者からの前向きな返信と同じ扱いにしないようにします。判断がつかない場合は、無理に進めず「要確認」として記録します。

• 誰が変更するか決まっている
• 変更の根拠となる出来事を説明できる
• 更新日と対応メモを残せる

3. 週次で止まっている案件を見る

会議では全件を読み上げるのではなく、期限を過ぎたもの、担当者がいないもの、長期間状態が変わらないものを確認します。

件数だけで良し悪しを決めず、止まっている理由を記録しましょう。「先方の検討待ち」と「社内で未対応」では、必要な支援が異なります。

4. 引き継ぎ時の確認事項を固定する

顧客との約束、直近のやり取り、次に連絡する日、連絡してはいけない条件を揃えます。担当者が交代しても、同じ説明を相手に繰り返し求めないための記録です。

HANEでは顧客情報や対応メモを共有できます。現時点でGmailからの返信自動取得は未提供のため、実際に確認した内容を記録してください。