営業文面を送る前に。相手目線で見直すチェックリスト

1. なぜ相手に連絡するのかを説明する

相手の事業や募集内容など、実際に確認できた情報をもとに連絡理由を書きます。確認していない課題を「御社はお困りのはず」と断定しないようにしましょう。

自社の実績を添える場合は、確認できる内容と掲載許可の範囲に限定します。成果数値を一般的な効果として約束しないことも大切です。

2. 提案とお願いをひとつずつに絞る

長い機能紹介を並べるより、何を提案し、相手に何を判断してほしいのかを明確にします。資料確認、情報交換、日程相談を一度に求めると、返答の選択肢が曖昧になります。

これは返信率を保証する方法ではありません。相手が内容を理解し、対応するかどうか判断しやすい文面を目指すための整理です。

3. 差し込み項目とリンクを確認する

会社名、担当者名、送信者名、返信先が正しいかを確認します。テンプレートの記号が残っていないか、URLが意図したページを開くかもチェックしましょう。

• 宛名と敬称に間違いがない
• 連絡理由に未確認の断定がない
• 差し込み文字が残っていない
• リンク先と返信先が正しい
• 次にしてほしいことがひとつに絞られている

4. 文面の確認と、送信可否の判断を分ける

文章が整っていても、その窓口が営業連絡を受け付けているとは限りません。営業禁止の表示や連絡停止の履歴を確認し、対象外なら送らない運用を徹底します。

HANEの現在の共有版では実送信を停止しています。文面の準備・管理に利用し、未提供の送信機能を利用できるものとして扱わないでください。