営業リストを取り込む前に確認したい、5つのポイント

1. リストの目的と取得元を残す

「どの業種に、何を提案するためのリストか」を一文で書きます。対象が混在する場合は、施策ごとにリストやタグを分けると見直しやすくなります。

取得日、取得元、利用条件を確認した担当者も記録しましょう。Web上に公開されている情報であっても、自由な営業利用が許されているとは限りません。判断が必要な場合は取得元の条件を確認してください。

2. 列の意味と表記を揃える

会社名、WebサイトURL、担当者、連絡先、備考を別々の列にします。電話番号は先頭の0を失わないよう文字列として扱い、元データをバックアップしてから加工します。

CSVでは、セル内のカンマや改行が列ずれの原因になります。表計算ソフトのCSV書き出し機能を使い、まず少量を取り込んで列の対応を確認してください。

• 会社名と担当者名が同じ列に混ざっていない
• URLはhttps://などから始まる正しい形式になっている
• 電話番号の先頭0と文字化けを確認した

3. 重複は会社名だけで決めない

同じ企業でも、法人名の略称や支店名によって別の会社に見える場合があります。会社名に加えてドメインや住所も確認し、統合する前に過去の対応履歴を調べます。

同じドメインでも部門や窓口が異なることがあります。機械的な削除だけに頼らず、判断がつかないものは確認対象に分けましょう。

4. 送らない相手を先に分ける

営業拒否、過去に連絡停止を求められた相手、対象外の企業を整理します。除外情報は担当者の記憶ではなく、次の担当者も参照できる記録にします。

これは運用上の確認手順であり、個別の送信が適法・適切であることを保証するものではありません。実際の送信前には、送信先の案内や利用条件を確認してください。

5. 少量の取込で結果を照合する

最初は5〜10件など少量で試し、取込前後の件数・会社名・URL・備考を比較します。問題がなければ残りを取り込み、取り込んだ日付と担当者を残します。

• 元データを保存した
• 少量の取込結果を照合した
• 重複と除外対象を確認した
• 担当者と確認日を記録した